Hvordan undgår du at bande bogføringen langt væk?

/annonce

SoloCEO igangsætter nu en artikelserie om regnskab, fakturering og bogføring. Serien er skrevet i samarbejde med Dinero, som er et regnskabsprogram målrettet mindre virksomheder, hvor du kan håndtere din fakturering, momsregnskab og dine bilag. Og du kan også give din revisor eller bogholder adgang, så de kan ordne det, du ikke selv kan eller gider.

Vi planlægger tre artikler. Denne første tager fat i, hvordan du bedst sikrer en god struktur omkring din bogføring og fakturering. I anden artikel tager vi fat på vigtigheden af at være realistisk omkring dine egne styrker og svagheder og dermed hvilken løsning, du vælger til at håndtere din bogføring. I den sidste artikel inviterer vi indenfor og fortæller om, hvordan vi (Tanja og Louise fra SoloCEO) håndterer vores bilag og fakturering, og om hvilke fordele og ulemper vores respektive valg rummer. Som altid: Hvis du har spørgsmål eller ønsker til yderligere indhold, så skriv endelig til os på info@soloceo.dk, så skal vi gøre vores ypperste for at opstøve svarene eller nogle spændende interviewpersoner .

Indholdet i artiklerne er egne erfaringer eller viden fra personer i vores netværk. Det faktuelle og regnskabsmæssige er faktatjekket af Dineros specialister, så vi er sikre på, at der er styr på det regnskabstekniske.

Få en god struktur på din bogføring og fakturering.

Som soloselvstændig er der forskellige måder at håndtere din bogføring på. Du kan frit vælge den form, der passer dig bedst, så længe du lever op til de frister, der sættes af SKAT og Erhvervsstyrelsen i forhold til indberetning og betaling af moms, samt eventuel indberetning af dit regnskab.

Helt overordnet er det virkelig vigtigt, at du får skabt en god struktur omkring din bogføring. Indberetning af regnskab skal din revisor nok sørge for, at der er struktur omkring. Hvis du altså vælger at have en revisor, det er nemlig ikke lovpligtigt, hvis du har en enkeltmandsvirksomhed. En revisor helmer (forhåbentlig!) ikke, før du har tilsendt dem de relevante oplysninger og bilag. Og ellers venter der bøder fra Erhvervsstyrelsen.

Men når der går hverdag i den, og du betaler for et kursus og får en faktura på din mail, dernæst spiser en frokost med en forretningskontakt og betaler med dit dankort, hvorefter du overfører betaling for en bog via MobilePay, så begynder du pludselig at have dine bilag liggende mange forskellige steder.Et rigtig godt råd er her at få en god struktur for, hvad du gør med dine fysiske bilag. Har du ikke et regnskabssystem, så find ét sted, hvor du lægger dem, så du ikke skal rode pung, tasker og lommer igennem. Og lav evt. en mappe i din mail, hvor du gemmer fakturaer, du får tilsendt via mail.

Hvor tit giver det mening at bogføre?

Overvej også, om du skal bogføre dagligt, ugentligt eller hver 2. fredag. Eller hvert halve år, som Louise gør;)

Hvis du har et regnskabssystem, så tilbyder mange af disse, at du kan scanne bilaget ind og efterfølgende opdatere med de sidste detaljer. Dette kommer vi tilbage til i de kommende artikler. Men beslut, hvordan du vil gøre det, og hold så fast i dét.

Hvis ikke du får denne struktur på, så ender det pludselig med, at det bliver et rod op til, at momsregnskabet eller årsregnskabet skal afstemmes. Og du kommer til at bruge megen tid og frustration på at lede, notere og afstemme. Tid, der er meget nemmere brugt, mens det, du bogførte, er frisk i erindring. Du risikerer også at glemme, hvem du nu lige spiste frokost med dengang for 8 måneder siden.

Tjek din virksomheds digitale post og undgå dumme udgifter

Du skal også sørge for at tjekke din virksomheds Digitale Post, når der kommer en mail. Pludselig er der gået 3 uger, og du har overskredet én eller anden frist. Og tjek nu lige efter, at du faktisk får en mail eller sms, når der er ny post. Muligvis har den ene af os prøvet, at dette ikke virkede, og muligvis kostede det 500 kr. for et regnskab, der var indsendt for sent…. (Og det var ikke Louise, host host)

Én, som virkelig har forfinet rådet om struktur i forbindelse med bilag, er SoloCEO’s gode ven Henning Karlsen, der har arbejdet som LinkedIn specialist siden 2017. Henning forklarer her om sin proces: ”Jeg har oprettet en mailadresse specifikt til mine bilag, og så sendes alle bilag automatisk ind til denne adresse, jeg godkender dem og derefter lægges de ind i mit regnskabssystem. Min bogholder ordner de sidste detaljer, men med et minimum af indsats fra begge parter. Processen og systemet gør det meste. Jeg har gjort det til en vane at tage et billede med min iPad af mine fysiske bilag og så sende dem videre til min faktura-mail eller uploade dem direkte i mit regnskabssystem. Så er det ude af verden med det samme. Det er vildt smart!”

Henning kan dog også se, at der er områder, hvor et regnskabssystem kan hjælpe strukturen og arbejdsindsatsen endnu mere på vej: ”Når først regnskabssystemet bliver endnu bedre til at genkende tekst, så systemet kan udfylde den konto, der skal bogføres på, så begynder det virkelig at være sømløst og nemt for mig som bruger. Så skal jeg bare godkende, og ikke selv taste det ind, som jeg gør i dag.”

Det er altid god stil at sende dine fakturaer til tiden

Når det kommer til faktureringen, så vil dine kontrakter med dine kunder ofte skabe strukturen for dig. De fleste kontrakter binder dig nemlig til at fakturere kunden den sidste hverdag i måneden. Det giver dermed sig selv, at det bedste råd hér er at lægge en reminder og lidt tid ind i din kalender. Så husker du at fakturere og har reserveret tid til at få det gjort. Sender du dine fakturaer afsted for sent, så straffer du jo egentlig mest dig selv. Men signalværdien over for dine kunder er måske også bedre, i forhold til at vise, at du har styr på din fakturering.

Dinero er ét af de økonomisystemer, som hjælper dig til at få styr på indtægter og udgifter og sørger for at understøtte dig med høj brugervenlighed, automatisk genkendelse af bilag og meget mere. Du kan læse mere om Dinero som økonomisystem HER. De efterfølgende artikler i dette tema kommer nærmere ind på, hvordan du kan bruge et professionelt regnskabssystem som selvstændig.

/Annonce/ Artiklen er sponsoreret af Dinero. Alt indhold er vores egen mening. Læs mere om Dinero som økonomisystem HER.