5 hurtige tips til en mere produktiv hverdag

Blogindlægget er skrevet af Mark Mayland fra Personlig Workflow.

Hos Personlig Workflow har vi afholdt workshops, kursusdage og individuel opfølgning i over 10 år. Vi har talt med rigtig mange dygtige vidensmedarbejdere, som har haft brug for en hjælpende hånd til deres workflow og vaner. Et af de mest stillede spørgsmål på vores kurser og workshops er: “Jeg har en drøm om at kunne slappe af i min weekend uden at tænke på arbejde. Er der noget nemt, jeg kan gøre, som gør mig mere effektiv i min hverdag, så jeg kan slappe mere af i weekenden?

Vi slutter altid vores kurser og workshops af med følgende anbefaling: “Hvis jeg var jer, så ville jeg vælge én ting, som I ønsker at implementere over de næste 2-3 uger. Hvis det var mig, som skulle vælge én ting, så ville jeg vælge …” Efterfølgende lister vi en række lavthængende frugter, som alle kan få succes med på den korte og lange bane. I dette indlæg deler vi 5 af de tips.

2 minutters reglen

En af de absolut nemmeste og mest lavthængende frugter vi anbefaler, er 2 minutters reglen. 2 minutters reglen går i al enkelthed ud på at vurdere, om en opgave tager mere eller mindre end 2 minutter at løse. Hvis opgaven tager mindre end 2 minutter at løse, så løs den med det samme. 2 minutters reglen er især effektiv i forhold til at håndtere emails. Gør det til en vane, at hver gang du får en email, så vurdér om den tager under 2 minutter at løse. Hvis det er tilfældet, så er der ingen grund til, at lade den ligge ej heller at skrive den på en opgaveliste. Du vil føle, at du når mere, og det giver en tilfredsstillende følelse.

Mind dump

Mind dump handler om at få alle dine opgaver, idéer og tanker ud af hovedet og ned på et stykke papir (.. eller ind i et noteprogram såsom Evernote). Vi anbefaler, at du hver dag sætter dig ned i 10 minutter og får alle dine opgaver og idéer skrevet ned. Det kan være, at du har fået nogle opgaver af dine kunder, som du skal have skrevet ned. Det kan også være, at du selv er kommet på nogle opgaver, som du skal løse. Det handler om at huske på så få ting som muligt. Skriv dem ned og få det prioriteret.

Outlook/Gmail notifikationer

Du kender det helt sikkert. Du sidder og er fokuseret på en arbejdsopgave, og ud af det blå dukker der en notifikation op i højre hjørne af skærmen. Hvis du er ligesom de fleste andre vidensmedarbejdere, får du mere end 20 emails om dagen. Det er blevet estimeret, at når vi bliver forstyrret, tager det i gennemsnit 2 minutter at komme tilbage til sine oprindelige tanker. 20 emails gange 2 minutter er 40 spildte minutter om dagen. Slå dine notifikationer fra i Outlook. Det kan gøres på 2 minutter, og du vil se resultatet med det samme.

Alt på én liste

Vi anbefaler altid, at du samler alle dine opgaver på én opgaveliste. Du behøver ikke at bruge alle de nyeste opgavelistesystemer, og du behøver heller ikke at gøre det på en computer. Det vigtige er, at du har én liste, hvor du samler alle dine opgaver. Du kan gøre det i Word, Excel, i hånden eller en helt fjerde løsning.

Ryd op på skrivebordet

Den sidste lavthængende frugt, som alle kan implementere, er at få gjort rent på sit skrivebord. Det virker som en lille og ubetydelig ting, men det kan gøre en verden til forskel. Selvom vi ikke er klar over det, så scanner vores hjerne skrivebordet konstant. Du har bedre mulighed for at forblive fokuseret, når der ikke ligger bunker af papirer, post-it notes og andre ting rundt omkring. Giv det en chance. Ryd op på skrivebordet og forsøg at holde det rent i en måned. Du vil opdage, at det giver et ekstra nyk i den rigtige retning.

Som vi altid nævner i vores forløb: “Vælg en eller to ting på listen og prøv det”. Du kan ikke implementere alle de sunde vaner på én gang. Start småt, se de resultater det medfører og start så på den næste vane.

Du kan læse mere om, hvordan du styrker dit personlige workflow på Marks hjemmeside HER.